私達が仕事をする毎日の業務の中で、意識せずにファイルのバージョンの管理をしています。例えばですが、ファイルサーバー上にアップロードされたファイルや、ローカル上のファイルに対し、更新の時に古くなったファイルのファイル名に日にちなどをつけて上書きをする、新規に作ったファイルの日にちなどを付けて作るなど、意識をせずにバージョン管理をしているわけです。

また、エクセルやワードであるなら、作成者や変更履歴を記録しておくことで、誰がその作業を行ったのや、いつ変更したのかなどを知ることができます。
ですが、現在仕事で扱うデータはテキストだけでなく、オフィスデータや音声、映像などのマルチメディアデータなどといった多岐に渡っている場合が多いです。これらのデータを全部バージョン管理しようと思えば、上で述べたような例のように、日にちを付けるだけの管理では対応不可能です。もしできたとしても、とても莫大な手間と時間、担当者が必要になります。

このような多岐に渡るデータのバージョン管理を行うソフトウェアというのがバージョン管理ソフトというものです。このバージョン管理ソフトウェアはファイルを作った人や、作成日付、更新日付や更新者、変更履歴やコメントなどのバージョン管理に必要な情報をリポジトリと言われるデータベースとして保存します。このリポジトリに対し何人かの担当者がアクセスし、ファイルの作成や更新、削除などの操作の履歴をリポジトリに記録しておきます。

このようにな管理をする事により、ファイルに対しての5W1Hをきちんと管理する事が出来るので、ファイルに対しての変更履歴を全部記録しておくことが可能となっています。バージョン管理システムはファイルのライフサイクルを管理できるシステム管理用ソフトウェアで、ウェブ開発に必要となるHTMLCSSなどのテキストファイルや、オフィス文書、フラッシュやソースコードの管理などの履歴管理をする事が出来るものです。